El Protocolo en los eventos empresariales

REGLAS DE PROTOCOLO EN EVENTOS EMPRESARIALES

 

Cada vez son más las empresas que organizan eventos corporativos para conseguir sus objetivos: afianzar la imagen corporativa, presentaciones-lanzamientos de productos o servicios, convenciones, congresos, foros, formación del personal...

 

Los eventos empresariales pueden tener diferentes objetivos y formatos. Pueden organizarse en diferentes espacios (salas conferencias, espacios para eventos, restaurantes, hoteles, etc.), pueden ser diseñados para muchos o pocos invitados, para público general o sólo invitados… Sin embargo, y a pesar de las diferencias, todos tienen una característica común, necesitan protocolo.

 

El protocolo se ha convertido en una de las herramientas de comunicación fundamentales para conseguir el éxito del evento. Su correcto uso en la planificación y desarrollo del evento consigue que: la imagen de marca se vea reforzada, una imagen de profesionalidad nos diferencia de la competencia y que se asegura de que el evento siga en todo momento el transcurso fijado en la planificación previa.

 

TIPOS DE EVENTOS

Para establecer las normas de protocolo a seguir, lo primero que tenemos que ten tener en cuenta es el tipo de evento que vamos a organizar:

• De carácter oficial (los promovidos por instituciones públicas) o de carácter no oficial.
• Actos de Estado o institucionales.
• Empresariales, académicos, culturales, sociales o familiares… como inauguraciones, presentaciones de productos, conferencias, foros, entregas de premios, recepciones, homenajes, cumpleaños, bodas, conciertos, exposiciones, etc.

 

El protocolo, definido de forma muy general, es el conjunto de reglas y normas que establecen la forma de actuar en distintas situaciones.

 

En función del tipo de evento que se realice y de quien lo organice, las normas de protocolo a seguir serán unas u otras.

 

 EVENTOS EMPRESARIALES

El protocolo a seguir en la organización de un evento empresarial. El protocolo empresarial se ha convertido en un elemento básico a tener en cuenta en toda organización, ya que es el encargado de cuidar la imagen y los valores que se quieren transmitir al exterior.

 

FASES DE LOS EVENTOS

 

Todos los eventos se dividen en tres fases: la organización previa, el evento en sí mismo y el post-evento. 

1.- Protocolo previo en la organización de un evento

Lo primero que debemos definir a la hora de organizar un evento es el motivo, la razón por la que lo organizamos. Esa razón u objetivo será lo que de sentido al acto.

Una vez establecido el motivo, pasamos a la fase previa. En esta fase tendremos que establecer:

• Lugar y hora: el lugar elegido marcará en gran medida aspectos como el número de invitados, la colocación de los mismos, así como los elementos necesarios para el desarrollo del acto o el protocolo a seguir. En cuanto al protocolo, tenemos que tener en cuenta que los eventos en exteriores suelen tener un carácter más informal, mientras que los eventos que se desarrollan en salas interiores (salones, centros de congresos, teatros, auditorios…)  son más formales. En cuanto al horario, es muy importante la puntualidad, tanto en el inicio, como durante y al término del evento. El acto ha de seguir lo más fielmente posible el programa previamente establecido.
• Invitados: Es muy importante conocer el tipo y cantidad de público que va a asistir al acto, ya que esto influirá a la hora de realizar la invitación. En eventos inferiores a las 20 personas, las invitaciones pueden realizarse por teléfono o email. En eventos con más aforo, la invitación ha de llegar por email o bien impresa (recomendado) con un mínimo de 15 días de adelanto.
• Programa: Todo evento ha de tener un programa en el que se detallen todas y cada una de las acciones que vamos a desarrollar. En él detallaremos cómo discurrirá del acto (entrada, discursos, presentaciones audiovisuales, etc.), con un orden concreto y unos tiempos estimados para cada acción. Todo ello se detallará en un documento denominado timing que ha de intentar cumplirse lo más fielmente posible. 

 

2.- Protocolo durante el evento

En el día del evento, todos los detalles son importantes porque de ellos depende en gran parte su éxito. 

• Anfitrión: persona que organiza el evento y, por tanto, responsable del mismo. El protocolo marca que debe ser el anfitrión quien dé la bienvenida a los asistentes al comienzo del acto y quien los despida cuando finalice.
• Recepción de los invitados: es conveniente que en la invitación se solicite a los invitados que lleguen una media hora antes del inicio. Durante este tiempo, el anfitrión les dará la bienvenida, para, posteriormente, ser conducidos por la persona del equipo encargada de esta tarea hasta el sitio que les haya sido asignado. Una vez allí, se les entregará el material necesario para seguir el desarrollo del evento (acreditación, dossiers informativos, notas de prensa o cualquier otro material necesario).
• Las precedencias: Otra de las principales responsabilidades del protocolo corporativo consiste en establecer el orden de las precedencias generales de la empresa y, en el caso de un evento, de los invitados.

Hay que tener en cuenta que los actos no oficiales (como son los empresariales) no están sujetos a las precedencias señaladas por el Real Decreto 2099/83 por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado. Sin embargo, cuando una o varias autoridades asistan a un acto organizado por nuestra empresa, es aconsejable (que no obligatorio) aplicar el Real Decreto, en su artículo 12, con el objeto de evitar posibles conflictos, incomodidades o la ruptura de la jerarquización protocolaria fijada por norma.

No hay norma que obligue a una empresa a ceder la presidencia a una autoridad pero, a pesar de ello, es “costumbre obligada” ceder la presidencia a la autoridad de mayor rango, ya sea un evento oficial o no.

 

• La comida: el protocolo variará en función de la opción que elijamos a la hora de servir comida a los invitados. La opción catering implica menos acciones de protocolo. Si incluimos en el desarrollo del evento un banquete, tendremos que tener en cuenta diferentes aspectos a la hora de distribuir los invitados y colocar las mesas.

La distribución de las mesas se puede hacer de dos formas, el método inglés, en el que el anfitrión estará sentado en la cabecera de la mesa o el método francés en el que se sienta en el centro de la misma. El resto de los invitados se distribuirán en función de su rango o cargo.

 

3.- Protocolo post-evento

Tras el evento, aún quedan unas normas básicas de protocolo que debemos tener en cuenta.

• Agradecer la participación: tras el evento enviaremos una nota de agradecimiento a los participantes al tiempo que les invitamos a participar en próximos eventos.
• Acta de conclusiones y galerías de fotos: es interesante compartir estos contenidos recopilados durante el evento con los asistentes. En muchas ocasiones sirve para obtener mayor difusión del evento organizado.
• Realizar un dossier en el cual valoremos los resultados de la organización del evento. Debemos saber si se han conseguido los objetivos establecidos y que aciertos y errores hemos cometido para futuros eventos.