¿Cuál es la función del Gestor de viajes? ¿Cómo ha evolucionado?

El Trabajo del Travel Manager 

El business travel es un viaje emprendido para fines de trabajo o de negocios. La necesidad de realizar viajes de negocios puede tener muchas razones: visitar clientes o proveedores, reuniones en otros lugares de la empresa, desarrollo profesional y asistir a un Congreso, promover un nuevo o un producto ya existente, visitar el sitio del proyecto para la evaluación, fortalecer las relaciones con los clientes, construir nuevas sociedades o empresas, creación de redes de contactos y de negocio, identificar las tendencias y nuevos mercados para el negocio…

FORMACIÓN COMO AGENTE DE VIAJES

En estos momentos, la crisis ha hecho que las empresas sean más cautelosas en cómo y dónde invertir en materia de viajes. En los últimos meses, se han revisado contratos con proveedores y procesos de trabajo para hacer más eficientes las operaciones y reducir costes directos e indirectos. Para algunas empresas, la austeridad ha supuesto replantear de forma integral su política general de viajes y, para aquellas que no contaban con ninguna política, diseñarla e implementarla. El objetivo perseguido es conseguir el equilibrio entre el recorte de gastos y la calidad del servicio con la productividad de los empleados durante sus desplazamientos.

Herramientas y recursos del Travel Manager

Dada la evolución y el cambio de modelo en los sistemas tarifarios de los proveedores de servicios, se tendrá que tener en cuenta para que la información y BIGDATA generado sea lo más útil posible para analizar y cubrir las necesidades de la empresa. Los próximos retos deberían centrarse en agrupar y analizar la información que se genera a lo largo de todo el viaje para ganar en visibilidad y tomar decisiones fundamentadas a la hora de actualizar la política de viajes. Los informes detallados de resultados del gasto y la gestión del bigdata, permitirán ofrecer argumentos que servirán como base para tomar decisiones y avanzar en el futuro.

Se deben incorporar al proceso las nuevas tecnologías, como las móviles y la geolocalización. Puede utilizarse para las aprobaciones, solicitudes, reservas, cambios o alertas, y sobre todo, en estos momentos, en el que la seguridad es una prioridad, cuando el viajero esté en destino. La implementación de medidas de seguridad, servicio de emergencias y risk management, es una necesidad que en estos momentos es imprescindible y cada vez es más valorada, el viajero quiere sentirse protegido a nivel profesional y personal por parte de su empresa.

Bajo este contexto, se acrecienta la tendencia entre las empresas de implementar herramientas de auto-reserva online, es decir, aplicaciones que manejan los ejecutivos para organizar por sí mismos su viaje, configuradas para cumplir con reglas internas, tarifas negociadas y métodos de pago establecidos, además de estar integradas con los sistemas centrales de facturación. Es fundamental su uso para diseñar viajes que mejoren la productividad del empleado durante su desplazamiento y generar ahorros. La integración de una herramienta de gastos integrada permitirá incluir la línea de gastos de viajes “expenses” de manera integral. Esto llevará al objetivo final de gestionar toda la línea completa de gasto.

Actual situación y tendencia del Responsable de Viajes 

Esta nueva situación que comienza en estos meses le da una gran importancia al soporte profesional que deberá aportar el proveedor como agencia de servicios, no sólo como intermediario sino como gestión integral de management y consultoría. Existe una fuerte competencia entre los proveedores, lo cual hace que el trabajo de diferenciación sea estrictamente necesario para llegar al éxito y conseguir al cliente, evitando el camino de convertirse en una commodity. El procedimiento de seguimiento de acuerdos, la transparencia y los procesos de homologación de proveedores será relevante y crítico para continuar gestionando esta partida de gasto de manera correcta, especializándose su gestión. En este punto es importante recordar que la función de compras es “aquella que se ocupa de obtener del exterior de la empresa todos los materiales y servicios necesarios para operar, en el momento preciso, y en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio”.

Funciones del Gestor de Viajes

El responsable de viajes se posiciona dentro de la empresa por la relevancia en el control y ahorro de costes que conllevaba su gestión en este período de crisis, pero, actualmente, su función y lo que se espera de él, ha evolucionado ya que ahora se demanda que sus capacidades de gestión sean más altas. Actualmente, la evolución de la gestión del viaje de empresa nos ha llevado a que se convierta en una función profesionalizada y definida dentro de las compañías y en el propio sector. Va a tener cada vez más relevancia la función del gestor de viajes, lo cual va a conllevar a que tengan que tener acceso a más formación e información de manera constante, y de esta manera puedan cubrir las necesidades que les creará esta nueva posición de relevancia. No hay que olvidar que la comunicación interna y externa será imprescindible y necesaria para poder explicar los motivos de los modelos de gestión y su actualización correspondiente.

Para concluir, una de las tendencias que darán un vuelco a la gestión del responsable de viajes es su propio proceso de crecimiento y evolución, pasando de ser Travel Manager a Global Mobility Manager, lo que implica una mayor importancia dentro de la línea del gasto y un aumento de la responsabilidad dentro de la empresa.