Protocolo, la herramienta estratégica de la comunicación

El PROTOCOLO: COMUNICACIÓN E IMAGEN

 

La utilización del protocolo como una herramienta estratégica de comunicación ha sido, es y será una constante histórica.

 

Actualmente, en una sociedad como la actual, saturada de información, el protocolo se ha convertido en una “poderosa herramienta de comunicación” que no deja nada al azar y analiza y cuida hasta el último detalle.

 

El concepto de Protocolo ha evolucionado mucho en los últimos años. La utilización generalizada de los nuevos sistemas de comunicación, el desarrollo de las nuevas tecnologías y el uso generalizado de Internet, han hecho necesario plantear y desarrollar un nuevo enfoque del protocolo que venía utilizándose hasta la actualidad. Ha pasado así de ser una técnica al servicio de la comunicación a convertirse en algo mucho más complejo, ser un eje para las estrategias de comunicación de las instituciones y empresas.

 

Y es que estamos inmersos en una nueva realidad. Vivimos en la “Sociedad de la Información”. Esta nueva era de la información ha conseguido cambiar las formas de relación y comunicación en todos los ámbitos de la vida. Todo ello exige adaptación a los cambios y el desarrollo de nuevas estrategias y comunicación.

 

Las redes sociales, blogs y demás plataformas virtuales han cambiado las reglas del juego. Hemos pasado de una comunicación unidireccional a una bidireccional en la que ambas partes intervienen activamente en la comunicación. Sin embargo, eso no cambia el hecho de que las pautas protocolarias sigan teniendo que ir de la mano de la coherencia y de una estrategia comunicativa previamente preestablecida, ya que ambas tienen influencia directa en la imagen que se quiere proyectar.

 

Muchos expertos en protocolo han coincidido en la importancia y la necesidad de integrar el mundo digital en el plan de comunicación de cualquier organización. El entorno digital ha revolucionado la comunicación institucional y corporativa y hay que avanzar con los nuevos tiempos si queremos que nuestro trabajo tenga sentido. Los profesionales del protocolo, al igual que los de otras disciplinas, deben adaptarse a la inmediatez y a unos nuevos usuarios cada vez más exigentes, informados y proactivos.

 

Aunque a veces parezca que hablamos de unas normas muy rígidas, la realidad es que el protocolo es una técnica flexible, dinámica y cambiante que se adapta a cada acto y que tiene en cuenta las circunstancias internas y externas que lo rodean.

 

POR QUÉ EL PROTOCOLO ES COMUNICACIÓN

En todo proceso comunicativo, el protocolo se convierte en un aliado de primer orden a la hora de mostrar al gran público la identidad, los principios y los valores de una entidad ya sea pública o privada.

• El protocolo podemos definirlo como una herramienta de comunicación utilizada por las diferentes instituciones para trasladar diferentes mensajes a sus públicos. En un acto o evento es tan importante lo que se dice como el modo de hacerlo y la escenografía creada para acompañar al mensaje que estamos transmitiendo.
• Es una ciencia que se apoya en los conocimientos de diferentes ciencias como la diplomacia, el derecho, las relaciones institucionales, las relaciones públicas, el marketing o la comunicación, entre otras.
• También se puede definir como un conjunto de normas que permiten realizar una ordenación temporal, espacial y personal en actos tanto públicos como privados. En el caso de actos de tipo institucional se rige por el RD 2099/1983 de 4 de agosto, que regula las precedencias en el Estado.

 

Protocolo es para unos una técnica, para otros como Alejandro Villena una ciencia, de comunicación verbal y no verbal que está vinculada a las acciones que desarrollan las relaciones públicas y que están encaminadas a crear, mejorar o mantener una imagen positiva de una persona o entidad ante los diferentes públicos.

 

La comunicación no verbal es un lenguaje visual muy potente desde el punto de vista de la comunicación. El protocolo nos da un código universal que permite lanzar mensajes que permiten ser “descifrados” en cualquier país en el que estés, consigue que se pueda entender a primera vista qué está pasando. En un potente instrumento de transmisión de mensajes.

 

Un ejemplo de esto sería cómo viendo quién precede en la fila de personalidades o quien se sitúa a la derecha o a la izquierda  podamos saber, incluso sin saber quiénes son esas personas, quien es el más relevante. La colocación de banderas nos da la información no sólo de los países que participan en un evento, sino que podemos obtener otro tipo de información como, por ejemplo, quien es el país anfitrión…

 

La imagen, los gestos o los símbolos en muchas ocasiones comunican más que las palabras. En un acto todo comunica ya que todos los ellos (imagen, gestos y símbolos) llevan implícitos una fuerte carga de comunicación no verbal. Esas normas establecidas hacen del protocolo un vehículo transmisor de mensajes que forma parte de las estrategias y tácticas que las Instituciones utilizan en su proyecto de comunicación institucional.

 

Por ese motivo, creo que el técnico de protocolo ha de formar parte del departamento de comunicación, y que todo departamento de comunicación ha de contar con un técnico o bien tener conocimientos de protocolo.

 

Todo acto, ya sea público o privado, busca siempre la consecución de un objetivo.

 

Cuando organizamos un acto público, estamos creando el marco adecuado para conseguir transmitir un mensaje que esté acorde con el objetivo que persiga la institución u organización. Según emitamos ese mensaje, conseguiremos dar a los espectadores una imagen positiva o negativa y con ello que cumplamos o no con los objetivos previamente establecidos.

 

En cuanto a la comunicación verbal, las normas protocolarias nos ayudan a dirigirnos correctamente a una autoridad, redactar una invitación o un discurso…

 

EL PROTOCOLO COMO HERRAMIENTA DE COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS

A mediados del siglo XX el protocolo se introdujo en el mundo empresarial. Las entidades comprobaron como el protocolo era una herramienta capaz de crear valor en las empresas. Ya no se concibe únicamente como unas “reglas” para actos de carácter oficial, ahora se ha convertido en una manera eficaz de ordenar actos empresariales, de establecer conexión con diferentes culturas y de ser un elemento indispensable en la comunicación interna y externa.

 

“Sólo hay una primera vez para causar una buena primera impresión”

 

Cuando pensamos en protocolo, en muchas ocasiones lo asociamos con grandes actos. Sin embargo, ese concepto ha empezado a cambiar y en la actualidad está viviendo un gran auge en el mundo de la empresa.

 

Se ha cambiado el concepto del protocolo como algo rígido, encorsetado y cuadriculado. Ahora se concibe como una forma de organizar que se puede modelar según el acto y que ha evolucionado con el tiempo.

 

Evidentemente, a nivel empresarial no existe un RD que determine las precedencias. Sin embargo, de forma esencial, las reglas de ordenación y organización que se utilizan en actos empresariales o privados siguen las mismas pautas que las que se utilizan de forma institucional.

 

Las organizaciones han comenzado a organizar eventos con el objetivo de mejorar su imagen, tener más visibilidad, obtener prestigio, rentabilidad o fidelizar clientes. Son actos en vivo capaces de generar sensaciones, emociones y experiencias. Y es que tanto el protocolo como los eventos forman parte importante de la comunicación externa de una entidad y han evolucionado para adaptarse a los nuevos tiempos.

 

Las Instituciones y las organizaciones, tanto públicas como privadas, han aprovechado la gran oportunidad de estrechar lazos con la sociedad a través de la organización de eventos. La celebración de Jornadas, congresos,  entregas de premios o eventos de especial relevancia social son cada vez más habituales en nuestro día a día. Esto ha provocado que el protocolo, y en muchos casos la etiqueta,  se conviertan en unas herramientas imprescindibles en la estrategia de comunicación para proyectar la mejor imagen pública de la entidad organizadora. Y es que las estrategias, técnicas y tácticas protocolarias pueden llevar al éxito o al fracaso el evento. Por ese motivo, no deben dejarse al azar o la improvisación, sino que deben estar previamente planificadas e integradas en la estrategia global. De este modo, pasan de ser un valor intangible y pasan a convertirse en un valor añadido para la organización.